Salidas académicas Curriculares (Resolución número 016 de febrero 18 del 2015)

Artículo 1: definiciones:

Para efectos de esta resolución se entiende por salida académica curricular toda actividad académica desarrollada fuera de las instalaciones de la universidad dirigida por uno o varios docentes de la institución, en el marco del desarrollo de un curso programado formalmente para estudiantes de pregrado que se encuentren debidamente registrados en el catálogo de asignaturas del área de registro académico y se considere obligatorio en el pensum académico de los estudiantes.

En el caso de los cursos electivos, únicamente se incluyen en esta norma los cursos electivos profesionales.

Para más información, remitirse a la resolución número 016 de febrero 18 del 2015.

Trámites para la solicitud de apoyo económico para salidas académicas, curriculares, actividades extracurriculares; artísticas, culturales y deportivas.

La Universidad del Valle Sede Cartago procura dar claridad en todos sus procedimientos en especial en el caso de las salidas académicas, teniendo como factor primordial la seguridad y protección de sus estudiantes y docentes se permite presentar el siguiente instructivo para tener en cuenta a la hora de solicitar apoyos económicos para este tipo de actividades.

(Extracurriculares, artísticas, culturales y deportivas) observar resolución No. 2.736 de julio 16 del 2015.

Salidas Extracurriculares, artísticas, culturales y deportivas. (resolución No. 2.736 de julio 16 del 2015)

Definición y Procedimiento para avalar las solicitudes

AVAL: Es un documento expedido como respaldo a la actividad o evento objeto de la solicitud de apoyo económico realizada por los estudiantes.

a) Cuando se trate de participaciones de tipo cultural, deportivas o recreativas, el aval está a cargo de la coordinación de Bienestar Universitario.

b) Cuando se trate de participaciones en eventos de tipo formativo investigativo y/o desarrollo científico, seminarios y congresos, el aval estará a cargo de la oficina de investigaciones.

c) Cuando se trata de participaciones en eventos de tipo académico no investigativo, seminarios, congresos y consultivos, el aval estará a cargo de la coordinación de programa a la que pertenezcan los estudiantes.

PROCEDIMIENTO: 

a) Solicitud escrita por parte del o los estudiantes interesados, con los anexos correspondientes a la documentación soporte de la solicitud a la Coordinación correspondiente, para el respectivo aval.

b) Una vez la coordinación verifica y da el visto bueno teniendo en cuenta los requisitos contenidos en artículo 4 de la resolución 2.736 del 16 de julio de 2015, debe solicitar por escrito a la Dirección de Sede la autorización para el apoyo económico con la debida justificación, anexando los siguientes documentos soporte:

Listado de los estudiantes que participaran de la actividad los cuales deben estar debidamente matriculados, para este caso se puede solicitar una certificación a la secretaria académica donde se relacione nombre completo de los estudiantes, número del documento de identidad, programa al que pertenece o generar por el sistema SRA los tabulados de matrícula académica de cada uno de los estudiantes.

  • Para la contratación de transporte con empresas externas, la entidad transportadora contratada deberá cumplir con la misma documentación descrita anteriormente. - Para todos los casos presentar póliza de accidentes estudiantil.
  • Presentar presupuesto discriminado de la actividad a realizar.
  • Presentar convocatoria, invitación o programación del evento. Cuando se trate de peticiones en grupo, la solicitud debe relacionar los nombres de cada estudiante que lo integran con sus respectivos tabulados de matrícula académica.
  • Programación oficial del evento que indiquen fechas, temario, lugar, costos, condiciones y prerrequisitos de participación.
  • c) Una vez en la Dirección de Sede, si la aprobación es aprobada se le informa a los estudiantes y se procede a elaborar la resolución, registrando la información de los beneficiarios (nombre completo, cédula de ciudadanía, programa y sede a la que pertenecen) y cheque para el desembolso del apoyo económico

d) Al finalizar la actividad los estudiantes deben presentar a la Dirección de la sede el certificado de asistencia (cumplido) expedido por la organización del evento, a más tardar en los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del evento. “Sin este requisito la Dirección de Sede se abstendrá de autorizar nuevas ayudas a la persona o grupo beneficiado y remitirá el caso para que sea revisado por el comité de Asuntos Disciplinarios estudiantiles.

Observaciones y recomendaciones

El estudiante debe solicitar el apoyo para la actividad, con una anticipación de quince (15) días a la iniciación del evento.

Responsables

El estudiante y el coordinador del área correspondiente, que da su aval, se hacen responsables de sus condiciones de seguridad y salubridad de la zona geográfica a visitar y de las condiciones de seguridad que ofrece la empresa de transporte que se contrate.

FORMATOS

Los formatos para diligenciar son los siguientes:

a) Solicitud para estudio y autorización de apoyos a las salidas académicas curriculares, extracurriculares; artísticas, culturales y deportivas.

b) Registro de asistencia para salidas académicas.

c) Cumplido de asistencia por apoyo económico estudiantil.

Nota: Lo anterior, se ajustará de acuerdo con las nuevas disposiciones, actualizaciones de la resolución y las decisiones de los funcionarios afines de la Vicerrectoría de Bienestar Universitario tengan a bien formular.